Política de Protección de Datos Personales

1. OBJETIVO:

Definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales.

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Se entiende por Datos Personales aquella información personal suministrada a MORPHOSIS, de cualquier forma y a través de cualquier canal para la recepción de la misma, por los terceros, la cual incluye, datos tales como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, tipo y número de documento de identidad, sexo, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, ciudad de residencia.

2. DEFINICIONES:

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del usuario o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Los titulares de los datos reconocen que el suministro de sus Datos Personales información personal es realizado de manera voluntaria, teniendo en cuenta las características habilitadas para tal propósito y las facultades de uso por parte de Morphosis, y en el entendido que tal información hará parte de un archivo y/o base de datos que contendrá su perfil, el cual podrá ser usado por Morphosis en los términos y para las finalidades aquí establecidas.

Este sitio web, su información, contenidos y servicios incorporados en el mismo son de conocimiento público, por lo tanto, la aceptación integral de esta política de privacidad, es condición obligatoria e indispensable para que el usuario los utilice.

La aceptación de la presente política de privacidad por el usuario de este sitio web tendrá lugar cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos:

  • Suministro de datos en los formularios del sitio web.
  • El empleo de los mecanismos de aceptación, seguridad y acceso al sitio web que establezca Morphosis.
  • La consulta de cualquier contenido incorporado en el sitio web.
  • La utilización de cualquiera de los servicios disponibles en el sitio web.

El usuario se obliga a hacer un uso correcto del sitio web de conformidad con las leyes, la buena fe, el orden público, los usos del tráfico y el presente Aviso Legal. El usuario responderá frente a la compañía o frente a terceros, de cualquier daño y perjuicio que pudieran causarse como consecuencia del incumplimiento de dicha obligación.

3. TRATAMIENTO A LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO DEBERES QUE DEBE CUMPLIR MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO.

MORPHOSIS, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de los títulos a las que se enfrentan y que solo pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, pueden usar el uso de ellos solo para las finalidades para las que se encuentra facultado, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre la protección de datos personales. Igualmente, y de conformidad con el art. 17 de la esta Ley MORPHOSIS, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas datos.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
  • Insertar en la base de datos la leyenda «RECLAMO EN TRÁMITE» una vez el titular haya hecho cualquier tipo de solicitud o PQR.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información de las personas que pueden tener acceso a ella, principalmente EL TITULAR o una entidad competente autorizada.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presentan errores a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requisitos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los datos personales que se ven registrados en nuestras bases de datos se utilizan con las siguientes multas:

  • BASES DE DATOS DE CLIENTES: Estados

Unidos para el registro de la información que se obtiene en una venta, para la elaboración de cualquier contrato, el registro contable y de la facturación.

  • BASE DE DATOS DE PROVEEDORES: Estados

Unidos para el registro de la información que se obtiene en una venta, para la elaboración de cualquier contrato, el registro contable y de la facturación.

  • BASES DE DATOS DE EMPLEADOS:

Se usan específicamente cuando se adquiere una hoja de vida por vinculación laboral de un funcionario empleado para MORPHOSIS. Esta información cumple ciertas funciones de registro del empleado como tal en la nómina de la empresa. No se utilizan para ningún trámite de tipo comercial y tampoco se exteriorizan por fuera de la empresa MORPHOSIS.

  • BASES DE DATOS DE TERCEROS CONTABLES:

Se usan específicamente para el registro contable en cumplimiento de las normas tributarias, según los medios magnéticos que se reportan a la DIAN. Esto es, información de proveedores, acreedores, contratistas, empleados, clientes y demás, cuando los registros se contabilizan de manera individual por cada registro. La información que se usa dentro de la contabilidad solo posee información de tipo general relacionada con aspectos tributarios necesarios para la contabilización conforme a las normas internacionales de información financiera. Nunca la información de terceros es usada con multas comerciales, ni se exterioriza por fuera de la empresa, salvo cuando se informa medios magnéticos a la DIAN.

  • BASES DE DATOS DE ARCHIVO INACTIVO:

Corresponda a todos los registros sobre los cuales alguna vez se hizo un tratamiento de datos en virtud de alguna relación de tipo contractual con el titular y que en virtud de la cancelación de esa relación ya no forma parte de los registros activos. Estas bases de datos se conservan en archivos físicos, en cajas, que se almacenan por un espacio de cinco años en formatos físicos de papel y se destruyen. Eventualmente cuando el registro ha sido conservado en medio magnético, los mismos también tienen el mismo tratamiento en el tiempo. Sobre estos registros no se ejerce ningún tipo de actividad, razón por la cual para un titular de un registro de esos podremos ejercer sus derechos es necesario que lo exprese de forma escrita para poder iniciar el proceso de ubicación de ese registro y poder mostrarlo en un plazo no inferior a 30 días hábiles.

4. Condiciones Generales

La compañía, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

  • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por la compañía;
  • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
  • Controlar el acceso a las oficinas de la compañía y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de la compañía y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de la compañía y en sus bases de datos comerciales y operativas;
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la compañía.

5. Condiciones especificas

5.1 Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Consumidores:

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por la compañía con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por la compañía;
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece la compañía y sus compañías vinculadas;
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
  • Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;
  • Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por la compañía;
  • Permitir que compañías vinculadas a la compañía, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
  • Controlar el acceso a las oficinas de la compañía y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
  • Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de la compañía, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

5.2 Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de la compañía, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
  • Planificar actividades empresariales;

5.3 Respecto a los Datos de Proveedores:

  • Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por la compañía;
  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
  • Para hacer el registro en los sistemas de la compañía;
  • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;
  • Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:
  • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la compañía;
  • Para el pago de dividendos;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas;

6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de la compañía, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales la compañía está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Solicitar a la compañía la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 13 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la compañía, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular; Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; Por estipulación a favor de otro o para otro.

8. Autorización

la compañía solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la compañía, tales como: Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por la compañía. De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. IMPORTANTE: En ningún caso la compañía asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

9. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.

Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la compañía informará al Titular: que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. Adicionalmente, la compañía tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, la compañía ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA COMPAÑÍA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, LA COMPAÑÍA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales Los Titulares de Datos Personales tratados por LA COMPAÑÍA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

10. Procedimientos

10.1 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición. Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, la compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta. Las peticiones y/o consultas serán atendida por la compañía en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por la compañía deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante la compañía, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por la compañía indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información: El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta. Si la solicitud se presenta incompleta, la compañía deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de Bavaria S.A., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 7 de diciembre de 2016.

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