Política de desconexión laboral

CONTENIDO:

INTRODUCCIÓN Y CONCEPTO DE DESCONEXIÓN DIGITAL
ÁMBITO LEGAL
ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL POLÍTICA
OBJETIVO Y CUMPLIMIENTO DEL POLÍTICA
DERECHO A LA DESCONEXIÓN DIGITAL
MEDIDAS
PERSONAS TRABAJADORAS EN MODALIDAD NO PRESENCIAL TOTAL O PARCIAL
USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
SITUACIÓN DE EXCLUSIÓN DE LAS MEDIDAS DEL POLÍTICA
VIGENCIA DEL POLÍTICA
SEGUIMIENTO

1. INTRODUCCIÓN Y CONCEPTO DE DESCONEXIÓN DIGITAL

Los cambios tecnológicos acaecidos en las últimas décadas han producido modificaciones en el ámbito de las relaciones laborales. Los ordenadores, teléfonos móviles, tablets, etc. forman parte de nuestra vida laboral e inciden en las relaciones laborales entre las empresas y las personas trabajadoras, pudiendo, si no se utilizan de un modo adecuado, llegar a plantear problemas en la salud de las personas trabajadoras (fatiga informática, síndrome de burnout, estrés etc.).

Es por ello importante la implantación de una adecuada gestión de todos estos elementos que irrumpen en las relaciones laborales. En este contexto, el derecho a la desconexión digital surge de la necesidad de establecer unos límites a la jornada laboral y a las obligaciones de las personas trabajadoras, con la finalidad de permitir un descanso que se ha visto afectado negativamente por la irrupción en nuestra sociedad de mecanismos de uso tan generalizado como los móviles.

Desde la alta dirección de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S estamos sensibilizados con estas situaciones y por ello hemos decidido definir ésta POLÍTICA DE DESCONEXIÓN DIGITAL que garantice los derechos de las personas trabajadoras a la desconexión digital y a preservar el tiempo de descanso una vez finalizada la jornada laboral, fomentando los principios recogidos en el Código de ética y conducta, y manual de convivencia de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S así como en la Política marco de Sistema Integrado de Gestión y en la Política de prevención del acoso laboral, sobre la conciliación de su actividad laboral y su vida personal y familiar y contribuir a la optimización de la salud laboral del conjunto de las personas trabajadoras.

Las personas trabajadoras de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S tendrán derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del horario de trabajo legal o convencionalmente instaurado en la empresa, el respeto a su tiempo de descanso, permisos o vacaciones, así como de su intimidad personal o familiar.

2. ÁMBITO LEGAL

Con la entrada en vigor de la Ley 2191 del 2022 que contempla la desconexión laboral para los trabajadores tanto del sector público como privado, entre otras disposiciones legales, establece:

Artículo 4°: Garantía del derecho a la desconexión laboral. Los trabajadores o servidores públicos gozarán del derecho a la desconexión laboral, el cual inicia una vez finalizada la jornada laboral. El ejercicio del mismo responderá a la naturaleza del cargo según corresponda al sector privado o público. Asimismo, el empleador deberá garantizar que el trabajador o servidor público pueda disfrutar efectiva y plenamente del tiempo de descanso, licencias, permisos, vacaciones y de su vida personal y familiar.

Parágrafo 1°. Será ineficaz cualquier cláusula o acuerdo que vaya en contra del objeto de esta ley o desmejore las garantías que aquí se establecen.

Parágrafo 2°. La inobservancia del derecho a la desconexión laboral podrá constituir una conducta de acoso laboral, en los términos y de conformidad con lo establecido en la Ley 1010 de 2006. En ningún caso será acoso laboral la conducta que no reúna las características de ser persistente y demostrable.

Artículo 5°: Política de desconexión laboral. Toda persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, tendrá la obligación de contar con una política de desconexión laboral de reglamentación interna, la cual definirá por lo menos:

La forma cómo se garantizará y ejercerá tal derecho; incluyendo lineamientos frente al uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC).
Un procedimiento que determine los mecanismos y medios para que los trabajadores o servidores públicos puedan presentar quejas frente a la vulneración del derecho, a nombre propio o de manera anónima.
Un procedimiento interno para el trámite de las quejas que garantice el debido proceso e incluya mecanismos de solución del conflicto y verificación del cumplimiento de los acuerdos alcanzados y de la cesación de la conducta.

El empleador definió una política interna dirigida a las personas trabajadoras, incluidos los que ocupen puestos directivos, en la que se definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática. En particular, se preservará el derecho a la desconexión digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia, así como en el domicilio del empleado vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA

Serán destinatarios de las medidas comprendidas en esta política todas las personas trabajadoras de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S, cualquiera que sea su grupo y categoría profesional, así como sus condiciones laborales, incluyendo aquellas personas trabajadoras que tengan establecido por acuerdo una prestación parcial o total de su trabajo a distancia (“modalidad no presencial”), así como aquellas personas trabajadoras que ostenten puestos directivos dentro de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S.

4. OBJETIVO Y CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA:

Las disposiciones contenidas en este Política irán encaminadas a establecer medidas que garanticen que las personas trabajadoras puedan disfrutar de forma efectiva de su tiempo de descanso y vacaciones, asimismo, que se preserve su intimidad personal y familiar, independientemente de la jornada de trabajo que tengan establecida o si desarrollan parcial o totalmente su trabajo en la modalidad de trabajo a distancia, más conocido como “modalidad no presencial”. Esta política es de obligado cumplimiento para todos los miembros de la empresa siendo así mismo responsabilidad de todos los empleados que se pueda llevar a cabo, por lo que resulta especialmente relevante el papel del personal directivo y coordinador, así como de los mandos intermedios en aras de que pueda darse cumplimiento a este Política.

5. DERECHO A LA DESCONEXIÓN DIGITAL:

Como parte de una correcta conciliación de la vida profesional y personal, se reconoce por parte de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S el derecho de las personas trabajadoras a no atender dispositivos digitales, y a no leer ni responder a ninguna comunicación, fuera de la jornada laboral, ya sea mediante teléfono, correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea (WhatsApp, etc.) o cualquier otra herramienta digital que interrumpa su derecho al descanso, así como a no atender temas laborales fuera de su horario de trabajo establecido, salvo que concurran las circunstancias señaladas en el punto NOVENO.

Con carácter general, las comunicaciones sobre temas laborales se realizarán dentro de la jornada de trabajo, y en todo caso, las personas trabajadoras tendrán derecho a no contestar a comunicaciones que reciban una vez finalizado su horario laboral, salvo que se trate de una situación excepcional por una causa de fuerza mayor que requiera ponerse en contacto con las mismas. En estos casos, siempre será preferible que se utilice como vía la llamada de teléfono antes que un correo electrónico u otras formas de comunicación.

6. MEDIDAS:

Por parte de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S se adoptarán las siguientes medidas en aras de implementar en la empresa el derecho a la desconexión digital de todas las personas trabajadoras.

Se establece que se respetarán los tiempos de descanso diario, semanal, incapacidades, permisos o vacaciones de las personas trabajadoras. Por ello, las personas trabajadoras tienen derecho a no responder a cualquier tipo de comunicación por cualquier canal realizada fuera de su horario de trabajo, salvo causa de fuerza mayor o circunstancias excepcionales.
Se incluirá en los textos de información legal de los correos electrónicos, la siguiente mención:
“El personal trabajador tiene derecho a no atender las comunicaciones que reciba una vez finalizado su horario laboral, salvo causa de fuerza mayor o por circunstancias excepcionales que puedan ser perjudiciales para la compañía”.
La convocatoria y asistencia a reuniones de trabajo, sean de carácter presencial o telemático, se hará dentro de los límites de la jornada de trabajo u horario habitual, no pudiendo extenderse la duración de estas más allá de la finalización de la jornada de trabajo u horario habitual, respetando los tiempos de descanso, los fines de semana y/o las festividades oficiales a nivel local, regional y nacional.
Se evitará, en la medida de lo posible, el envío de comunicaciones laborales finalizada la jornada laboral, así como hacer llamadas telefónicas fuera del horario de trabajo establecido en la empresa, salvo causas de fuerza mayor o circunstancias excepcionales.
Cuando se envíen correos electrónicos fuera del horario de trabajo, se utilizará preferentemente la configuración del envío retardado para hacer llegar los mensajes dentro del horario laboral del destinatario y se promoverá esta práctica dentro de la empresa.
Para una mejor gestión del tiempo de trabajo, se procurará la adopción de las siguientes medidas:
Evitar las convocatorias de formación, reuniones, videoconferencias, etc, fuera de la jornada laboral ordinaria diaria de cada persona trabajadora.
Convocar las reuniones, jornadas de formación etc, con la antelación suficiente y estimando una duración para que las personas trabajadoras puedan planificar su jornada.
Cuándo se requiera informar algún evento extraordinario grave o que afecte un proyecto o los intereses de la compañía se deberá realizar por llamada telefónica a la persona encargada.
Las personas trabajadoras de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S no podrán ser recriminadas ni sancionadas por no haber estado conectadas y pendientes de las obligaciones que les ocupan en horas de trabajo durante los días de vacaciones, permisos, incapacidades médicas, fines de semana, horas de descanso entre jornada y jornada, etc. que les corresponden por Ley. En este sentido se impone por parte de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S a las personas trabajadoras la obligación de dejar un mensaje de aviso en el correo electrónico que indique que están “ausentes”, las fechas entre las que se encuentran ausentes, así como los datos de contacto de la persona trabajadora con la que pudieran contactar en ese período. Por ejemplo:

Cuando la persona esta en periodo de vacaciones, licencia remunerada, licencia no remunerada, incapacidad médica, luto, etc.:

Cordial Saludo

Muchas gracias por su correo

Actualmente me encuentro fuera de la oficina. A partir del dia DD/MM/AA volveré a estar disponible.

Por razones de confidencialidad, su correo no será reenviado. Para casos de urgencia puedes ponerte en contacto con: NOMBRES Y APELLIDOS DEL COMPAÑERO DE TRABAJO CEL, y EMAIL.

Para el envío de información fuera de la jornada laboral deberá dejar el siguiente mensaje adjunto independientemente de si fue un email o un WhatsApp:
“El presente mensaje se envía por fuera del horario laboral a modo informativo, se pide de su apoyo en horario hábil dar trámite a la solicitud”.
Aquellas personas trabajadoras que ostenten puestos que supongan tener un equipo de personas a su cargo (directivos y coordinadores) deben cumplir especialmente las políticas de desconexión digital, al tener una posición de referencia respecto a los equipos que coordinan. Por lo tanto, los superiores jerárquicos no requerirán respuesta en las comunicaciones enviadas al personal a su cargo fuera de horario de trabajo cuando la misma se haya realizado en horario muy próximo a la finalización del horario laboral y ésta requiera que las personas trabajadoras para contestar a la misma deban prolongar su horario laboral.

7. PERSONAS TRABAJADORAS EN MODALIDAD NO PRESENCIAL TOTAL O PARCIAL:

Dada la especial singularidad de las personas trabajadoras en modalidad de trabajo presencial parcial, MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S garantizará el derecho a la desconexión digital tanto a las personas trabajadoras que realicen su jornada de forma presencial como a los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia, así como en el domicilio de la persona trabajadora vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas, debiendo cumplirse en lo que a estas personas trabajadoras concierne todas las medidas indicadas en el punto 6.

8. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS:

En relación con la utilización de las herramientas de trabajo facilitadas por MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S, entre ellas, los sistemas y equipos informáticos y medios tecnológicos puestos a disposición del personal y para garantizar un uso adecuado de las mismas, se establecen las siguientes normas para su correcta utilización:

Las persopnas trabajadoras deberán hacer un uso adecuado y resonsable de las herramientas tecnológicas (teléfono móvil, Tablet, ordenador etc) puestas a su disposición, evitando en lo posible su utilización fuera del horario laboral.
Los sistemas y equipos informáticos de la empresa son de uso exclusivamente profesional Laboral.
El acceso a Internet se encuentra limitado a aquellas personas trabajadoras que para su trabajo precisen de su utilización por el tiempo necesario para realizar las consultas que sean precisas.
En el uso de correo electrónico no será posible acceder a los e-mails de otros usuarios sin su autorización, enviar e-mails de contenido ofensivo o utilizar la cuenta de correo electrónico para fines distintos de aquéllos para lo que hayan sido asignados.

9. SITUACIÓN DE EXCLUSIÓN DE LAS MEDIDAS DE LA POLÍTICA

En aquellos puestos con especial responsabilidad dentro de una unidad productiva u organizativa de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S (Coordinador de Obra Civil, Coordinador de Mobiliario, Coordinador SIG y Jefe de SAC), así como para aquellas personas con cargos directivos, no serán de aplicación las medidas que garantizan el derecho a la desconexión digital en aquellos casos en que puntualmente concurran circunstancias de causa de fuerza mayor o que supongan un grave, inminente o evidente perjuicio para MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S y que, por tanto, requieran alguna actuación precisa de sus personas trabajadoras en ese momento concreto, o incluso si por sus funciones deben hacer seguimiento constante.

10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

La vigencia de esta Política se iniciará con la firma del presente acuerdo entre MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S y los representantes de las personas trabajadoras y se renovará anualmente de modo tácito. En caso de que se quiera incluir por parte de MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S alguna modificación en el mismo, las partes deberían acordarlo, como mínimo, un mes antes de la fecha de vencimiento anual.

11. SITUACIÓN DE EXCLUSIÓN DE LAS MEDIDAS DE LA POLÍTICA:

Los Comités de Seguridad y Salud (CSS) como COPASST y CCL, existentes en MORPHOSIS ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S serán los responsables de hacer seguimiento de la implementación de las medidas desarrolladas en este Política. Así mismo, y en el caso de detectarse prácticas o comportamientos contrarios a la política por parte de las personas trabajadoras, los mismos podrán ser puestos de manifiesto al CSS para su conocimiento, y en su caso, adopción de las medidas oportunas que garanticen el cumplimiento del Política. Se hará un seguimiento especialmente por parte del CSS de aquellas medidas enfocadas al derecho de las personas trabajadoras a no responder a una comunicación realizada por cualquier medio fuera de su horario de trabajo y a que no se tomen represalias por parte de la empresa contra las personas trabajadoras que no contesten a estas comunicaciones.